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怎样将展会活动策划现场处理好?

时间:2019-04-08   点击:  来源:睿阳活动策划
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    大家都知道,在中国大大小小的展会活动每一年都会举办很多,特别是在北京、广州这样的大城市,经常举办一些大型展览活动策划,这里面也自然少不了很多企业的积极参与,而不少的活动策划公司为了帮助企业将展会活动策划搞好,付出了不少的努力。下面,睿阳活动策划公司就跟大家说说,怎样将展会活动策划的现场处理好。 

展会活动策划

展会活动策划的悲催生命周期:
    一般来说,一场展会活动的正式展出时间往往只有三到四天,再加上前期布展1-2天或最后撤展的1天,合计大约5-6天。于是我们看到了一个展会活动非常悲催的生命周期: 
    第一天,搭建展位场地,大量货车涌入,装修装饰公司现场布展,活动策划公司负责人或展位主办方代表到场查看,一个个形态各异的展位展架拔地而起,参展企业人人充满了希冀和美好向往; 
    第二天,开始布展,着重是参展产品的布局和一些细软物料的铺设。如卡通模特假人POP等、声光电设备、礼品赠品手提袋等配备、甚至插线板、饮水机等各项物料。 
    第三天,今天正式开始展出,由于是刚开始,所以秩序井然,参展企业工作人员也通常会热情高涨、严阵以待。观众游客也通常最多,熙熙攘攘、人头攒动,整个景象和气氛都体现出热闹、壮观。
 
    第四天,展会活动进入中期,参会观众游客通常会衰减至一半,但也不乏有个别真正不想赶场子凑热闹的目标客户,昨天嫌人多没来,今天刚好过来。但参展企业的人则由于忙了昨天一天,今天已经呈现出例行公事的样子了。热情度有很大衰减。 
    第五天,展会活动进入后期,参展企业人员已经明显出现疲态,甚至有一点巴不得赶紧结束收摊走人。部分企业展位干脆开始就地疯狂甩货,而这时候,会场周边长期赖以生存的大爷大妈们(被张会亭称作是“展会游民”或“展会混子”),开始陆续入场,他们早已对周围环境了然于心,也早已跟会场保安等混的很熟,于是他们总能找到免费入场的方式。他们进来后便开始疯狂扫荡。先是找几个手提袋,然后开始往里面疯狂装广告宣传单页,偶尔碰到参展企业比较好的小礼品、纪念品等便疯狂去抢。广告页背回家卖废纸,而其他小玩意则放家里或给孩子孙子们留着当玩具。 
    第六天,撤展。绝大多数参展企业开始收摊走人,装修装饰公司则又卷土重来,叮叮咣咣开始拆各种架子。大量垃圾满地都是,犹如被洗劫过一般。对参展企业来讲,从预订展位开始,展位费、搭建费,物料费,出样费,小礼品等,各项都是费用,但真正一场下来究竟有多大回报,则只有自己知道。
   
    一个展会活动的周期就这样匆匆而来,匆匆而终,保洁员打扫一下卫生,迎接下一个周期的轮回…… 
    一边是展会活动中经济的繁荣景象;另一边是展会现场的杂乱无章,真可谓成也萧何,败也萧何!
   
展会活动现场的现象与问题:
    通过上述对展会活动生命周期的分析来看,我们发现展会活动里面的企业活动通常呈现出以下几个很明显的现象和问题: 

    第一,参展企业(尤其是很多好大喜功的所谓大企业)往往醉心于疯狂搭建展位的竞赛,过于关注展位本身的搭建和视觉表现效果,更重视展位外观,展位形象、展位大小、门头高低的攀比;好像以此来彰显出企业的实力。但对广大游客和观众而言,却未必最看重这些;
    第二,在展位搭建竞赛之后,紧跟着的是展品的布局,越来越别具匠心,从地面上升到空中,从单纯的产品展示上升到模特、卡通形象的全方位包装,从单一的静态展示上升到声光电等技术的综合利用。这一点从今天的现代化展会活动发展方向来看,是一个必然的发展方向,并且也成为仅次于展位搭建竞赛的重要竞争方式;但仍然停留在“物”的层面上。
    第三,多少场展会下来,我们看到每一个展区的参展企业负责人和接待人员对游客和观众无外乎就是发放资料,请赐名片,发放纸袋,发放环保袋、发放小礼品等。再匆忙进行简单交流,至于究竟有多少真正的客户或潜在客户?听天由命吧。这不能不说是极大的资源浪费。“人”的问题仍然没有调动起来。
   
展会活动成功“四句话”:
    那么,有没有可能把“人”的因素给巧妙地调动起来呢?答案是有。那就是在展会活动中进行嵌入式的论坛或仪式。把相对普通被动的参展和展出,升级为吸纳游客、观众、目标客户的主动参与和融入其中。很多时候,客户只需多花几万元就可以实现有声有色,有效规避了发放资料请赐名片等相对普通的流程环节,实现了客户的主动聚拢。 

    睿阳活动策划公司经过长期的观察实践和认真总结,我们提出了展会活动策划成功“三字经”: 

1、快而精,易听懂
    众所周知,展会活动现场不是封闭式会议室,展厅空旷,难免有回声。并且,人处在如此开放的展会活动环境中,易出现走马观花、眼花缭乱、左顾右盼、精力不集中等一些很自然的毛病;这些都属于正常的生理反应。正缘于此,企业在展会活动中搞嵌入式论坛或仪式的时候就要严格遵循此项原则。比如说议程安排要做到快而精,而整个流程的内容要通俗易懂不拗口不费脑筋,要更重视形式和气势以及气氛的营造等等,这些都是必须的。 

2、礼品诱,聚人气
    通常,企业在展会活动过程中会派发一些小礼品,有当然比没有强,但究竟礼品该如何定位,能起到多大价值和作用,这一点企业在采购和配置时非常值得思考。普通礼品没有新意,但太贵的礼品又成本太高;发少了人气不够,发多了而很多人又不是目标人群,这确实是一种两难抉择。所以我们要善于把控现场人气与礼品发放的平衡点。对目标参与人群会给予礼品方面的重视,普通参观游客则仅仅是象征性地给与纸袋等小商品,所以这时既要对人群进行筛选确保礼品不盲目流失,还要能保证不伤害整个品牌的大气形象,不让观众反感。 

3、重参与,多互动
    目前,展会活动现场的现状是仅仅是发放资料,请赐名片等等的简单交流,在这种场合下观众及参展商进行深入洽谈显然不太可能,所以这就需要参展商想方设法来增强参观游客的体验感和互动性,以此来形成难以忘怀的印象,像一些展出直接用到的设施及演示过程,要增进游客对产品和公司的综合认知,可进行互动,让对方谈感受,可以充分体现出对目标人群或参与成功人群的尊重和人性化关怀。
 
4、管财物,防混子
    中国的展会经济发展了最近几十年,在很多展会的周边,比如广州的一些会展中心周边,都聚集了很多社区居民和一些收破烂的人,他们会用不同方式混进展区,大量收集礼品、单页资料、环保袋等不同产品,回收的资料回去卖废纸,其他有用的东西则予以留存。这样久而久之,会形成一种“展会活动拾荒产业”,从这个角度上来讲,会造成严重的资源流失及浪费。同时,展会活动现场杂乱,那些器材,展品,样品,哪怕是插线板这样的设施,都需要进行保护,这就要求参展企业的所有工作人员,从进到这个会场开始,都时刻要有防范意识,对于展会活动现场的所有物料都要做好清点和有效管控,随时提高警惕,对于参加展会活动现场的人千万不要掉以轻心,甚至哪怕是竞争对手企业的人,也不可不防。不要认为每个人都很高尚,一旦展会活动结束造成丢东落西,甚至重要物品流失的现象,到那时就悔之晚矣。
   
    总之,在中国的展会活动还有很多不规范的地方。每次当我们走出展会活动策划现场,回头看看那些原本搭建很好而又即将被拆的各种展位展架和物品,总会涌现出“昙花一现、匆匆繁荣”的感慨。睿阳活动策划公司在此衷心希望各参展企业能在参展后永续繁荣,而“匆匆”仅仅是一个顾盼有情的回眸。 

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