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一个完美的会务策划中的接待流程怎么做?

时间:2019-05-28   点击:  来源:会务活动公司
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    在一场会务策划中,接待流程是一定要非常明确的,那么一场完整的会议活动接待流程包括几方面呢?会议活动公司认为,一次完整的接待,从会前准备,到会中服务还有会后总结都是要做到面面俱到的,一个环节都不可以出错。

一个完美的会务策划中的接待流程怎么做

1、会议接会前工作
    在会议活动开始之前,在确认好举办场所之后,进行实地考察,并根据场地特点做好会议接待方案。

2、会中工作
    会中工作包括一开始的接站服务,要在机场、码头、车站等地专人、专车分批分时段按要求接站。而在会议酒店现场的工作人员,则要负责分发会议资料和来客接待。会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息,并协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

    确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作,并提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。同时要确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。对于一些特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等),会议过程中的安排及接待工作也必须落实到位。

3、会后工作
    在会议活动结束后,整理总结、评估、会议代表的意见反馈等工作,并汇总会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料等会议材料。

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